Szczegółowe badanie historii kandydata do pracy na etapie rekrutacji jest powszechną praktyką w wielu krajach europejskich, zwłaszcza w branży IT i finansów. W Polsce również coraz więcej pracodawców decyduje się na sprawdzenie informacji zawartych przez kandydatów w CV i liście motywacyjnym, również przy pomocy specjalizujących się w background check firm.
Na gruncie polskiego prawa pracy, weryfikacja informacji przekazanych przez kandydata, jak również możliwość żądania przez pracodawcę dodatkowych danych, doznaje pewnych ograniczeń.
Informacja o niekaralności
Pracodawca nie może samodzielnie zweryfikować karalności kandydata w Krajowym Rejestrze Karnym lub żądać przedłożenia zaświadczenia o niekaralności, chyba że takie uprawnienie zostało mu wprost przyznane w przepisach prawa (jest tak np. w przypadku nauczycieli, pracowników ochrony czy części pracowników sektora finansowego).
Zakazu tego nie można obejść poprzez uzyskanie wyraźnej zgody kandydata na przetwarzanie takiej informacji czy też upoważnienia do otrzymania zaświadczenia z KRK w jego imieniu. Pracodawca w takiej sytuacji nie będzie mógł wykazać legalnej podstawy prawnej przetwarzania takich danych.
Historia zatrudnienia
Pracodawca uprawniony jest do potwierdzenia danych dotyczących poprzedniego zatrudnienia podanych przez kandydata do pracy w dokumentach rekrutacyjnych, prosząc go o przedstawienie stosownych dokumentów. Nie może jednak bez wiedzy i zgody kandydata kontaktować się w tym celu z jego poprzednim pracodawcą.
Nawet jednak, jeżeli kandydat udzieli pracodawcy swojej dobrowolnej zgody na kontakt z byłym pracodawcą, zakres pytań nie może wykraczać poza informacje przekazane przez kandydata - kontakt ma bowiem jedynie potwierdzić informacje posiadane już przez pracodawcę.
Pracodawca, nawet na podstawie zgody, nie będzie uprawniony do uzyskania dalszych informacji dotyczących kandydata np. badając czy w poprzednim miejscu pracy kandydat często popadał w konflikty ze współpracownikami, w jakiej atmosferze doszło do zakończenia stosunku pracy itd.
Wykształcenie kandydata
Zgodnie z rekomendacją Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), pracodawcy nie powinni kontaktować się ze szkołą, do której uczęszczał kandydat w celu potwierdzenia prawdziwości przedstawionych przez niego zaświadczeń i dyplomów. Przedstawione dokumenty powinny być wystarczającym dowodem posiadanego wykształcenia. Z uwagi na powyższe zalecenia, wiele szkół wyższych odmawia podawania tego typu informacji pracodawcom.
Media społecznościowe
Weryfikacja kandydata w mediach społecznościowych to coraz częściej jeden z pierwszych etapów procesu rekrutacyjnego. O ile sprawdzanie „profesjonalnych” profili kandydata np. w serwisach typu LinkedIn nie będzie stanowiło naruszenia jego prywatności, to przeglądanie profili o charakterze prywatnym wykracza już poza dopuszczalne normy, zwłaszcza że może prowadzić do działań o charakterze dyskryminacyjnym.
Pracodawca powinien informować kandydatów o planowanym zakresie weryfikacji jego aktywności w mediach społecznościowych jeszcze przed złożeniem przez nich dokumentów rekrutacyjnych i uzyskać ich zgodę na takie działania.
