KNF opisuje mediację jako próbę rozwiązania sporu za pośrednictwem neutralnego mediatora. Mediator ma za zadanie wspierać komunikację między stronami, łagodzić napięcia i sprzyjać doprowadzeniu do zawarcia ugody między nimi. Mediacja jest dobrowolna i można z niej zrezygnować na każdym etapie. Sam proces jest tajny, a uczestnicy zobowiązani są do zachowania w tajemnicy wszystkiego, co zostało im ujawnione w trakcie mediacji.
Mediator może pomóc stronom w formułowaniu ich oczekiwań. Mediacje prowadzone są na podstawie umowy o mediację lub postanowienia sądu. W braku takiej umowy =, można wystąpić z wnioskiem o przeprowadzenie mediacji. Po opłaceniu wniosku, Sekretarz Sądu Polubownego przy KNF przedstawia propozycję drugiej stronie sporu, a następnie informuje wnioskodawcę o jej decyzji. Następnie sprawa trafia do mediatora, który uzgadnia ze stronami sposób prowadzenia rozmów. W przypadku porozumienia, zawierana jest ugoda. Po zawarciu ugody strony mogą również złożyć wniosek do sądu powszechnego o zatwierdzenie ugody zawartej przed sądem polubownym.
Regulamin Sądu polubownego został ponadto dostosowany do ograniczeń wynikających z pandemii koronawirusa, zaś profil rekrutowanych mediatorów jest na bieżąco dostosowywany do zapotrzebowania uczestników rynku (obecnie KNF kładzie nacisk na mediacje w sprawach „frankowych”. Co istotne, strony nie ponoszą kosztu wynagrodzenia mediatora, a formalności ograniczone są do minimum.
Mediacja to przydatne narzędzie, także z perspektywy dostawców usług płatniczych. Pozwala zoptymalizować koszty prowadzenia sporu i uniknąć konfrontacyjnego podejścia do innych uczestników rynku, co pozwala zachować dobrą reputację.
