Aktualności

Co pracodawca powinien wziąć pod uwagę planując wprowadzenie monitoringu wizyjnego?

Co pracodawca powinien wziąć pod uwagę planując wprowadzenie monitoringu wizyjnego?

W dniu dzisiejszym na stronie PUODO opublikowano film zawierający wskazówki Prezesa UODO dotyczące stosowania monitoringu wizyjnego. Wystąpienie dr Edyty Bielak jest kontynuacją akcji informacyjnej Urzędu dotyczącej tej formy przetwarzania danych – już w czerwcu 2018 roku Urząd przygotował poradnik wykorzystywania monitoringu wizyjnego. Zaznajomienie się z wytycznymi Prezesa UODO jest szczególnie ważne dla pracodawców, którzy korzystają z monitoringu na terenie swojego zakładu, ponieważ ta forma przetwarzania danych osobowych znalazła się na tegorocznej liście planowanych kontroli Urzędu. Poniżej przedstawiamy najważniejsze kwestie, które powinny być wzięte pod uwagę przed wprowadzeniem monitoringu wizyjnego w miejscu pracy:

1. Jaką forma monitoringu wizyjnego będzie stosowana?
Pracodawca decydując się na wprowadzenie monitoringu, najczęściej wybiera system, w którym kamery rejestrują automatycznie obraz przez cały czas i regularnie go nadpisują. Dostępne są jednak również bardziej zaawansowane systemy umożliwiające rozpoznawanie twarzy lub numerów rejestracyjnych samochodów wjeżdżających na teren zakładu. RODO i kodeks pracy nakłada na pracodawcę różne obowiązki i obostrzenia w zależności od wybranego sposobu monitorowania zakładu pracy. Przykładowo, korzystanie z systemu rozpoznającego osoby jest dozwolone tylko w niektórych sytuacjach i może wymagać przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych (DPIA).

2.W jakim celu prowadzony będzie monitoring wizyjny?
Pracodawca ma prawo korzystać z monitoringu w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Monitoringu w zakładzie pracy nie można wykorzystywać do innych celów np. kontroli jakości pracy wykonywanej przez pracowników, weryfikacji czasu pracy czy sposobu spędzania przez pracowników przerw np. poprzez obserwację palarni i stołówki.

3.Czy wprowadzenie monitoringu jest konieczne?
Ponieważ monitoring wizyjny uznawany jest za daleko idącą ingerencję w prywatność pracowników, jego stosowanie jest dopuszczalne jedynie wtedy, gdy pracodawca nie jest w stanie zrealizować wskazanych w pkt 1 celów za pomocą innych środków np. poprzez ograniczony dostęp do pomieszczeń albo zatrudnienie firmy ochroniarskiej. Zalecane jest przeprowadzanie i udokumentowanie tzw. testu równowagi, który pomoże pracodawcy ocenić, czy w jego konkretnym przypadku może stosować monitoring na podstawie uzasadnionego interesu administratora danych (art. 6 ust 1 pkt f RODO). Należy się również zastanowić, czy wprowadzenie monitoringu rzeczywiście przyczyni się do realizacji zamierzonego celu np. kontroli produkcji.

4.Jaki obszar będzie objęty monitoringiem?
Pracodawca nie może dowolnie rozmieścić kamer monitoringu na terenie zakładu pracy. Należy pamiętać, by rozmieszczenie kamer było zgodnie z założonym celem monitoringu, a nadto żeby obraz z kamer nie obejmował sąsiednich posesji, chodnika wokół zakładu oraz pomieszczeń w których, z pewnymi wyjątkami, monitoring nie może być stosowany np. łazienkach, szatniach czy stołówkach. W przypadku monitoringu w biurze, warto zadbać o to, by nie naruszać prywatności pracowników poprzez rejestrowanie np. obrazu z monitora komputera. Ponieważ pracownicy mają prawo wiedzieć, jaki obszar zakładu jest objęty monitoringiem, zakazane jest umieszczanie atrap kamer.

5.Kto będzie miał dostęp do zapisu nagrań z monitoringu?
Pracodawca jako administrator danych osobowych może samodzielnie zarządzać systemem monitoringu lub skorzystać z usług zewnętrznych firm zajmujących się ochroną osób i mienia. W każdym przypadku musi on pamiętać o tym, by zapewnić dostęp do nagrań z monitoringu tylko tym pracownikom, co do których jest to uzasadnione z uwagi na ich obowiązki służbowe – po udzieleniu upoważnienia do przetwarzania danych. Zatrudnienie firmy zewnętrznej najczęściej będzie wymagało zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

6. Jak długo będą przechowywane nagrania z monitoringu?
Pracodawca ma prawo przetwarzać nagrania z monitoringu przez dosyć krótki okres – co do zasady nie więcej niż 3 miesiące. Termin ten może zostać wydłużony w przypadku gdy nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub gdy pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu- aż do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Planując wprowadzenie monitoringu, warto ustalić wewnętrzną instrukcję przechowywania i usuwania nagrań, a także ich zachowywania na potrzeby toczących się postępowań.



Anna Szymielewicz

Prawnik

Anna Szymielewicz

Radca prawny, Counsel

Anna Szymielewicz

Kontakt:

ul. Rondo ONZ 1
00-124 Warszawa