W przepisie art. 8 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmuoddział musi wyznaczyć pracownika pełniącego funkcję kierowniczą, odpowiedzialnego za zapewnienie zgodności działalności oddziału oraz jego pracowników i osób działających na jego rzecz. Odpowiedzialny pracownik składa zawiadomienia na podstawie Ustawy do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej („GIIF").
Ponadto, zgodnie z przepisem art. 27 Ustawy oddział określa i ocenia ryzyko związane z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu, które jest związane z jego działalnością. W procesie oceny oddział bierze pod uwagę wytyczne ustawowe, w tym krajową ocenę ryzyka i sprawozdanie Komisji Europejskiej, o którym mowa w art. 6 ust. 1 - 3 dyrektywy 2015/849. Ocena musi być sporządzona na piśmie lub w formie elektronicznej i musi być aktualizowana co najmniej raz na dwa lata, jak również musi być przedstawiana GIIF na jej żądanie.
Oddział musi również stosować finansowe środki bezpieczeństwa, uwzględniając wszystkie czynniki wymienione w mających zastosowanie przepisach Ustawy. Środki te mogą zostać uproszczone lub wzmocnione, jeżeli spełnione są ustawowe wymogi dotyczące stosowania takiej procedury w odniesieniu do danej transakcji. Standardowa procedura obejmuje stosowanie regularnych środków bezpieczeństwa finansowego przy nawiązywaniu stosunków handlowych, okazjonalne przeprowadzanie transakcji na łączną kwotę 15.000 EUR lub transfer środków finansowych przekraczających 1.000 EUR, podejrzenie prania pieniędzy w celu finansowania terroryzmu, wątpliwości co do dokładności lub kompletności dotychczas uzyskanych danych identyfikacyjnych klienta. Analiza musi mieć charakter ciągły, a środki należy stosować również w przypadku, gdyby zmiany w stosunkach handlowych z partnerami nie podlegały dotychczas takiej kontroli.
W niektórych przypadkach oddział może odstąpić od niektórych z tych środków w odniesieniu do transakcji pieniądza elektronicznego.
Z drugiej strony, jeżeli oddział nie jest w stanie zastosować żadnego z wymaganych środków bezpieczeństwa finansowego, musi zaprzestać działań związanych z danym partnerem lub transakcją.
Ponadto oddział musi uzyskać oświadczenia dotyczące osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne w strukturach swoich klientów.
Kolejny obowiązek dotyczy pięcioletniego okresu obowiązkowego przechowywania dokumentów i dowodów po zawarciu transakcji lub zakończeniu stosunku pracy.
Jednym z podstawowych obowiązków oddziału jest niezależne stosowanie wewnętrznej procedury w zakresie zwalczania prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, określającej zasady zawiadamiania GIIF o transakcjach i podejrzeniach o popełnienie przestępstwa. W procedurze tej należy uregulować procedurę informowania o nieprawidłowościach w strukturze oddziału, umożliwiającą przekazywanie przez pracowników anonimowych, chronionych powiadomień o nieprawidłowościach w strukturze oddziału. Obowiązujące przepisy art. 54 Ustawy, zapewnia poufność powiadomień kierowanych do GIIF, które są wyraźnie wyłączone w odniesieniu do podmiotów w ramach grupy kapitałowej (spółki zależne, oddziały itp.)
Wreszcie, co nie mniej ważne, podstawowe obowiązki sprawozdawcze mają zastosowanie również do oddziału. Zgodnie z przepisem art. 77 Ustawy, oddział przekazuje do GIIF formularz identyfikacyjny instytucji drogą elektroniczną. Oddział zawiadamia również GIIF o transakcjach, do których stosuje się środki bezpieczeństwa finansowego, w terminie 7 dni od dat wskazanych w art. 2 ust. 1 lit. b) Ustawy. Oddział przekazuje również raporty elektroniczne do GIIF o podejrzeniach dotyczących prania brudnych pieniędzy lub przestępstw związanych z finansowaniem terroryzmu w ciągu dwóch dni od ich potwierdzenia. Oddział jest również zobowiązany do należytej współpracy z GIIF i innymi organami nadzoru, jeśli ma to zastosowanie. Ponadto oddział powinien powiadamiać KNF o podejrzanych transakcjach i może być zobowiązany do uruchomienia blokady środków finansowych z 24 do maksymalnie 96 na żądanie organu.
Oddział jest również zobowiązany do zawiadomienia prokuratury o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, jeżeli wartość mienia może stanowić korzyść majątkową z przestępstwa innego niż pranie pieniędzy, finansowanie terroryzmu lub przestępstwo skarbowe.
W niektórych przypadkach w odniesieniu do podmiotów wskazanych w przepisie art. 118 i 119 Ustawy, oddział musi stosować określone w niej restrykcyjne środki bezpieczeństwa finansowego, w tym zamrożenie funduszy lub uniemożliwienie dostępu do nich na warunkach określonych.
Ostatecznym i podstawowym obligatoryjnym obowiązkiem oddziału jest poddanie się kontroli przeprowadzanej na podstawie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu przez uprawnione organy nadzoru
Podsumowując, zobowiązania wynikające z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy dotyczą co do zasady również oddziałów unijnych instytucji pieniądza elektronicznego (oraz oddziałów unijnych instytucji płatniczych) z zastrzeżeniami co do charakteru ich działalności.
