Naczelną zasadą związaną z dystrybuowaniem środków zgromadzonych na zakładowym funduszu świadczeń socjalnych jest, by przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnione było od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Co to oznacza w praktyce? Chodzi o to, aby osoby w najtrudniejszej sytuacji socjalnej otrzymały najwyższe świadczenia, a osoby których sytuacja socjalna jest najbardziej korzystna, otrzymały świadczenia w najniższej kwocie. Przepis ten kładzie zatem nacisk na osiągnięcie pewnego celu tj. doprowadzenie do takie sytuacji, w której przyznane świadczenia będą odzwierciedleniem sytuacji socjalnej poszczególnych pracowników- im wyższe świadczenie tym gorsza sytuacja socjalna pracownika. Należy zauważyć, że ustawa narzuca pracodawcy tylko cel, który ma zostać osiągnięty w tracie administrowania środkami funduszu nie precyzując przy tym w jaki sposób pracodawca ma ten cel osiągnąć, co sprowadza się do tego, że ustawa nie precyzuje, w jaki sposób pracodawca powinien badać sytuację socjalną osób uprawnionych, w szczególności zaś sytuację życiową, rodzinną lub materialną.
W praktyce, większość pracodawców korzysta z tzw. kryterium dochodowego, badając dochód przypadający na każdego z członków rodziny pracownika. Z drugiej jednak strony, analizowanie wyłącznie sytuacji materialnej pracowników może okazać się niewystarczające dla realizacji idei świadczeń socjalnych. Tytułem przykładu można wskazać na sytuację, w której pracodawca organizuje imprezę świąteczną i z tej okazji postanawia wręczyć paczki dzieciom pracowników. Badanie wyłącznie wyłącznie sytuacji materialnej pracowników sprawiłoby, że pracodawca nie wiedziałby komu paczki wręczyć- bez analizy sytuacji rodzinnej nie byłoby bowiem możliwe ustalenie, którzy pracownicy posiadają dzieci. Z drugiej strony, analizowanie sytuacji rodzinnej oraz materialnej i różnicowanie paczek ze względu na dochód pracowników, wypaczyłoby istotę idei działalności socjalnej- rozdawanie różnych paczek (bardziej i mniej bogato wyposażonych) byłoby z pewnością źle odebrane przez dzieci. W takiej sytuacji, najbardziej celowe wydaje się badanie wyłącznie stanu rodzinnego. Dodatkowo jednak, uzasadnione może okazać się badanie także sytuacji życiowej pracowników- jeśli np. któryś z pracowników stracił w pożarze znaczną część dobytku, dodanie do paczek świątecznych np. bonów na zakup odzieży dla dzieci realizowałoby ustawowy cel.
Na koniec, warto przywołać w tym miejscu interesujący wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 8 czerwca 2017 r. (III AUa 616/16), który został wydany w związku z kwestionowaniem przez ZUS niezaliczenia do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne przekazanych pracownikom świątecznych paczek i bonów towarowych w związku z tym, że w ocenie organu rentowego pracodawca nie przeprowadził analizy sytuacji materialnej, rodzinnej i życiowej pracowników, a co za tym idzie, nie można uznać przyznanych świadczeń za pomoc socjalną. W sprawie tej sąd stanął po stronie pracodawcy wskazując w uzasadnieniu wyroku, że: ,,W małych zakładach pracy, w szczególności funkcjonujących w lokalnych społecznościach, zarówno pracodawca, jak i pracownicy, wzajemnie znają swoje sytuacje rodzinne, materialne i finansowe. Jeżeli uwzględni się przy tym znane pracodawcy wysokości przychodów osiąganych przez pracowników z tytułu zatrudnienia oraz informacje wynikające ze składanych przez pracowników pisemnych oświadczeń o sytuacji rodzinnej i dochodach pozostałych członków rodziny, to nie budzi wątpliwości fakt, że sytuacja rodzinna oraz materialna uprawnionych była wystarczająco dobrze znana działającej u pracodawcy komisji socjalnej, a w konsekwencji pracodawcy. Zatem przy uwzględnieniu przywołanych okoliczności, uznać należało, że przyznawane przez pracodawcę świadczenia z ZFŚS były uzależnienie od znanej mu sytuacji rodzinnej i materialnej zainteresowanej oraz z zachowaniem celu socjalnego.”
