Obowiązek ustanowienia swojego przedstawiciela w Unii Europejskiej to jedno z nowych rozwiązań wprowadzonych przez RODO dla podmiotów z krajów trzecich, związane bezpośrednio z terytorialnym zakresem obowiązywania Rozporządzenia. Zwłaszcza ci przedsiębiorcy, który kierują swoją ofertę handlową do obywateli UE powinni dokonać oceny, czy są zobowiązani do ustanowienia swojego przedstawiciela w UE.
Kto ma obowiązek ustanowienia przedstawiciela?
Zarówno administrator jak i podmiot przetwarzający dane osobowe, nie mający jednostki organizacyjnej w UE, który spełnia łącznie następujące przesłanki wskazane w art. 3 ust. 2 RODO:
- przetwarza dane osobowe osób, które dane dotyczą, a które przebywają na terenie UE,
- czynności przetwarzania wiążą się z:
- oferowaniem towarów lub usług takim osobom, których dane dotyczą, w Unii – niezależnie od tego, czy wymaga się od tych osób zapłaty; lub
- monitorowaniem ich zachowania, o ile do zachowania tego dochodzi w Unii,
chyba, że ma miejsce wyjątek z art. 27ust. 2 RODO. By być zwolnionym z obowiązku ustanowienia przedstawiciela podmiot z sektora prywatnego musi łącznie:
- przetwarzać dane osobowe jedynie sporadycznie,
- nie przetwarzać na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych (tzw. danych wrażliwych) lub danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych,
- przetwarzać dane w taki sposób by było mało prawdopodobne, by ze względu na swój charakter, kontekst, zakres i cele przetwarzanie to powodowało ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
Kto może być przedstawicielem?
Przedstawicielem może być zarówno osoba fizyczna mająca miejsce zamieszkania na terenie UE jak i osoba prawna mająca siedzibę na terenie UE. Należy przy tym uznać, że na gruncie RODO pojęcie to będzie obejmowało nie tylko statutową siedzibę ale również miejsce prowadzenia głównego przedsiębiorstwa.
Jeden przedstawiciel może działać w imieniu kilku podmiotów. Przedstawiciela nie trzeba ustanawiać w każdym państwie UE, w którym zamieszkują osoby, których dane dotyczą - wystarczy zapewnić możliwość kontaktu z przedstawicielem także tym osobom, które zamieszkują w innych państwach Unii, do których kierowane są usługi i towary (albo które są monitorowane). Obowiązany podmiot może dowolnie wybrać państwo UE, w którym ustanowi przedstawiciela, jedynie dobrą praktyką jest, by było to właśnie to państwo, w którym przebywają osoby, których dane dotyczą. By spełniać prawidłowo swoje zadania, przedstawiciel musi być w stanie komunikować się z osobami, których dane dotyczą oraz organami nadzorczymi w ich języku.
W jaki sposób ustanowić przedstawiciela?
W celu ustanowienia przedstawiciela należy udzielić mu upoważnienia na piśmie do tego, by dla celów zapewnienia przestrzegania RODO mogły się do niego zwracać w sprawach związanych z przetwarzaniem danych w szczególności:
- osoby, których dane dotyczą,
- organy nadzorcze.
- oprócz albo zamiast administratora danych lub podmiotu przetwarzającego.
Przedstawiciel powinien przyjąć upoważnienie. Faktu ustanowienia przedstawiciela nie trzeba zgładzać do organu nadzorczego tak jak jest to w przypadku inspektora ochrony danych. Informację o przedstawicielu wraz z jego danymi kontaktowymi należy natomiast umieścić w treści klauzuli informacyjnej.
Jakie są obowiązki przedstawiciela?
Rolą przedstawiciela jest przede wszystkim ułatwianie komunikacji pomiędzy osobami, których dane dotyczą a administratorem lub podmiotem przetwarzającym tak, by mogły one korzystać ze swoich praw związanych z przetwarzaniem danych np. prawa do wniesienia sprzeciwu przeciwko przetwarzaniu. Współpracuje on również z organami nadzorczymi, w szczególności poprzez dostarczenie informacji potrzebnym do realizacji ich zadań.
Przedstawiciel ma również obowiązek prowadzić rejestr czynności przetwarzania, na podstawie informacji dostarczanych mu przez administratora danych bądź procesora.
Jakie są sankcje za nieprzestrzeganie obowiązku wyznaczenia przedstawiciela?
Kara finansowa za niewyznaczenie przedstawiciela wynosi do 10 000 000 euro, a w przypadku przedsiębiorstwa – do 2% jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego.
