W jednej z ostatnich publikacji na stronie UODO urząd przypomniał, że pracodawcy nie mogą bez zgody pracowników wykorzystywać ich prywatnych numerów telefonów oraz adresów mailowych, nawet w przypadku kontaktów w sprawach zawodowych.
Ma to znaczenie zwłaszcza w obecnym czasie, kiedy część pracowników korzysta z urlopów, a część pracuje w systemie pracy zdalnej z uwagi na trwający stan epidemii COVID-19. Pracodawca może mieć więc potrzebę kontaktu z pracownikiem znajdującym się poza biurem.
Podstawa prawna pozyskania prywatnych danych kontaktowych pracownika
Zgodnie z przedstawionym stanowiskiem UODO, powoływanie się na prawnie uzasadniony interes pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit f RODO) np. w celu kontaktu z pracownikiem po to by odwołać go z urlopu nie będzie wystarczającą podstawą do przetwarzania danych osobowych w postaci prywatnego numeru telefonu i adresu email.
Co do zasady, pracodawca chcący utrzymywać kontakt z pracownikiem poza miejscem pracy (w dopuszczalnym prawem zakresie) powinien wyposażyć go w odpowiednie narzędzia, w tym telefon służbowy i służbowy adres email. W takim przypadku nie będzie on musiał pytać o zgodę pracownika na kontakt - podstawą przetwarzania danych osobowych będzie jego uzasadniony interes w postaci np. zarządzania personelem pracującym w trybie home office.
Pracodawca, który z różnych względów nie zapewnia takich narzędzi, musi zdać się na dobrą wolę pracownika. Pracownik nie ma bowiem obowiązku prawnego posiadania numeru telefonu i adresu email, a ich przekazanie pracodawcy w celu kontaktów zawodowych musi być poprzedzone uzyskaniem jego dobrowolnej zgody.
co z danymi kontaktowymi już pozyskanymi od pracowników?
Należy pamiętać, że sam fakt pozyskania danych kontaktowych pracownika np. podczas rekrutacji albo w związku z udziałem w Pracowniczym Planie Kapitałowym, nie daje prawa do kontaktowania się z pracownikiem w celach zawodowych.
Jeżeli numer telefonu pracownika znajduje się w bazie pracodawcy ponieważ został on przekazany przy innej okazji - chociażby gdy pracownik telefonicznie informował dział kadr o nieplanowanej nieobecności w pracy, to i tak konieczne będzie odebranie zgody pracownika na jego wykorzystanie w innym celu np. kontaktów podczas pracy w trybie home office.
w jaki sposób odebrać zgodę od pracownika?
W komunikacie UODO wskazał, że zgoda na wykorzystanie prywatnych danych kontaktowych przez pracodawcę powinna być udzielona na piśmie ze wskazaniem zakresu, w jakim realizowany będzie kontakt.
Wydaje się, że stanowisko takie jest zbyt restrykcyjne, zarówno w świetle przepisów RODO, jak i art.221a kodeksu pracy regulującego kwestie wyrażania zgody przez pracowników.
Zgoda pracownika powinna być wyraźna i możliwa do wykazania przez pracodawcę. Nie zawsze oznacza to jednak konieczność odebrania pisemnego oświadczenia. Wyraźne działanie pracownika np. przesłanie swoich danych kontaktowych na dedykowaną skrzynkę lub uzupełnienie swojego profilu pracownika z systemie IT również może stanowić wyrażenie zgody.
Pracodawca powinien jednak zadbać o to by:
- wyrażenie zgody nie odbywało się poprzez milczenie (np. konieczność zgłoszenia sprzeciwu wobec wykorzystania danych kontaktowych),
- forma wyrażenia zgody umożliwiała wykazanie, że zgoda faktycznie została udzielona,
- przed wyrażeniem zgody pracownik otrzymał informacje umożliwiające mu jej świadome wyrażenie (w tym o celu przetwarzania, okresie przetwarzania oraz dobrowolności i odwoływalności zgody),
- wycofanie zgody musi być równe łatwe jak jej udzielenie (nie można więc np. zbierać zgód w formie działania pracownika a wymagać jej cofnięcia w formie oświadczenia wysłanego listem poleconym do pracodawcy).
Dodatkowo, pracodawca nie może traktować gorzej tych pracowników, którzy zgody nie udzielili np. umożliwiać pracę w trybie home office tylko tym pracownikom, którzy godzą się na kontaktowanie na prywatny numer telefonu. Takie działanie nie zapewniałoby dobrowolności zgody.
Na koniec warto pamiętać, że zgoda na wykorzystywanie prywatnych danych kontaktowych pracownika nie daje pracodawcy uprawnienia do ujawniania ich innym osobom, w tym innym pracownikom.
