Prawo pracy: Podstawowe elementy polityki Compliance w miejscu pracy. Część 2 Whistleblowing

Niniejszy artykuł jest kontynuacją artykułu dotyczącego Compliance w miejscu pracy, opublikowanego dnia 21 kwietnia 2021  (link: https://www.dudkowiak.pl/blog/prawo-pracy-podstawowe-elementy-polityki-compliance-w-miejscu-pracy.html) i ma na celu przybliżenie zagadnienia Whistleblowing`u. Jednym z  elementów dobrze skonstruowanej polityki Compliance jest ochrona tzw. sygnalistów. Sygnaliści (ang. whistleblowers) to pracownicy albo osoby współpracujące z danym pracodawcą, które po wykryciu lub powzięciu wiadomości o nieprawidłowościach w danym miejscu pracy decydują się zareagować na stwierdzone naruszenie.

1. Whistleblowing

Choć Whistleblowing nie doczekał się jeszcze oficjalnej definicji, termin ten oznacza zgłaszanie lub ujawnianie informacji o wszelkich nieprawidłowościach i nadużyciach mających miejsce w miejscu pracy. Sygnaliści zgłoszeń lub ujawnienia mogą dokonywać zarówno w obrębie danego miejsca pracy (np. informując o stwierdzonym naruszeniu pracodawcę lub odpowiedni dział), jak i na zewnątrz miejsca pracy (np. zgłaszając fakt naruszenia właściwemu organowi) lub opinii publicznej. To właśnie Whistleblowing stanowi jedno z najbardziej skutecznych „narzędzi” demaskowania nieprawidłowości w miejscu pracy i z tego względu coraz częściej pojawia się postulat objęcia sygnalistów ochroną.

Tak próbę podjęły Parlament Europejski i Rada Unii Europejskiej, które dnia 23 października 2019 r. przyjęły dyrektywę w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (2019/1937). Dyrektywa ta ma na celu przede wszystkim zapewnienie właściwego stosowania prawa Unii, ukazać na jakie kwestie należy zwrócić uwagę w w/w kontekście, a także zapewnić ochronę osobom zgłaszającym naruszenia, w tym w szczególności wyeliminować możliwość wystąpienia tzw. odwetu ze strony pracodawcy bądź innych pracowników, który może przyjmować postać rozwiązania umowy, dyskryminacji, degradacji, wstrzymania awansu, obniżenia wynagrodzenia, zmiany godzin pracy czy mobbingu. Co istotne, w przypadku wytoczenia przez sygnalistę powództwa o odszkodowanie za szkodę, którą poniósł na skutek działań odwetowych, ciężar udowodnienia, że szkoda nie powstała został przeniesiony na pozwanego, czyli osobę, która dokonała odwetu (np. pracodawcę, czy innego pracownika).

Reasumując w/w dyrektywa wyznacza pewien minimalny standard ochrony, który państwa członkowskie powinny stosować, co nie stoi oczywiście na przeszkodzie ustanowieniu standardu wyższego. Co więcej, wspomniany akt prawny zawiera także wytyczne, jakimi przedsiębiorcy powinni kierować się podczas tworzenia odpowiedniej procedury zgłaszania nieprawidłowości lub naruszenia prawa. Dzięki dobrze przygotowanej procedurze przedsiębiorca może uniknąć ujawnienia informacji na zewnątrz, co niewątpliwie może uchronić go przed utratą reputacji oraz związanymi z tym stratami finansowymi. Ważnym elementem takiej procedury jest bowiem ukierunkowanie pracowników na korzystanie w pierwszej kolejności z wewnętrznych kanałów zgłoszenia, a nie, udawania się od razu do odpowiednich organów, to z kolei daje pracodawcy możliwość zbadania sprawy we własnym zakresie i podjęcie stosownych działań naprawczych na wczesnym etapie. Z tego warto rozważyć wprowadzenie w miejscu pracy odpowiednio skonstruowanej procedury zgłaszania nieprawidłowości lub naruszenia prawa.

Należycie przygotowana procedura powinna zawierać między innymi zapisy dotyczące:

1. ochrony sygnalistów;
2. ochrony danych osobowych sygnalisty oraz osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia oraz zachowania poufności w przypadku ujawnienia tożsamości w/w osób;
3. treści zgłoszeń;
4. sposobów przyjmowania zgłoszeń, które zapewnią ochronę tożsamości sygnalistów;
5. sposobów procedowania przyjętych zgłoszeń ze szczególnym uwzględnieniem kwestii związanych z wyjaśnieniem sprawy, informowaniem sygnalisty o każdym etapie postępowania, ewentualnie również zapisy dotyczące powoływania wewnętrznej komórki / organu odpowiedzialnego za procedowanie sprawy;
6. rodzaju i charakteru działań następczych;
7. informowania sygnalistów o podjętych działaniach następczych;
8. wyznaczenia i ustalenia zakresu obowiązków osoby odpowiedzialnej za nadzór nad całym procesem;
9. informacji o możliwości dokonywania zgłoszeń „na zewnątrz” do właściwych organów lub instytucji;
10. ogólnych kwestii mających zastosowanie do dokumentów wewnętrznych takich jak np. dzień wejścia w życie, okres obowiązywania, procedura zmiany, sposób informowania pracowników o wdrożeniu procedury (pracodawca powinien w poinformować pracowników o przyjęciu procedury w jasny i łatwo dostępny sposób, ogólnie przyjęty u danego podmiotu).

2. Whistleblowing na gruncie polskich przepisów.

Obecnie w Polsce jedyną ustawą, która wprost reguluje problem Whistleblowing`u jest ustawa z dnia 13 lipca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (dalej: AML), jednakże ustawa ta zajmuje się w/w zagadnieniem wyłącznie w kontekście prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. Zgodnie z zapisami AML przedsiębiorcy, którzy są tzw. instytucjami obowiązanymi w rozumieniu w/w ustawy (np. domy maklerskie, instytucje finansowe, biura rachunkowe, doradcy podatkowi) mają obowiązek stworzenia i wdrożenia procedury anonimowego zgłaszania rzeczywistych i potencjalnych naruszeń w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu.

Podkreślenia wymaga, iż największą „słabością” AML w kontekście zagadnienia Whistleblowingu jest jej zakres podmiotowy, bowiem obowiązki nakłada ona wyłącznie na te podmioty, które spełniają definicję podmiotów obowiązanych, a nie na wszystkie podmioty. Dodać również należy, iż  pojawiają się kolejne projekty ustaw, które starają się, choć w pewnym zakresie, regulować kwestie związane z Whistleblowingiem, jednakże zdecydowanie brakuje aktu prawnego, który kompleksowo rozwiązałby powyższe kwestie, uwzględniając przy tym wszystkich przedsiębiorców.

3 Podsumowanie

Whistleblowing, choć nie doczekał się jeszcze oficjalnej definicji, staje się zjawiskiem coraz bardziej popularnym, a zabezpieczenie tzw. Sygnalistów zyskuje na znaczeniu, o czym świadczy np. wprowadzona przez Unię Europejską Dyrektywa, czy działania podejmowane przez polskiego ustawodawcę. Dlatego też każdy racjonalny pracodawca powinien zadbać o wdrożenie odpowiednich rozwiązań w zakresie zgłaszania nieprawidłowości lub naruszenia prawa, które niewątpliwe przyczynią się do poprawienia warunków pracy oraz wzrostu zaufania pracowników, a także mogą uchronić pracodawcę przed ewentualnymi stratami.