Podróże służbowe pracownika mogą mieć charakter podróży służbowych lub zagranicznych. Jednakże w obu przypadkach, należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową obejmują diety- czyli należność na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia oraz zwrot kosztów np. przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych i udokumentowanych wydatków.
W przypadku krajowych podróży służbowych, minimalna wysokość diety przysługująca na podstawie przepisów powszechnie obowiązujących wynosi 30 zł, natomiast minimalna wysokość diety w zagranicznych podróżach służbowych zależy od danej destynacji (rozporządzenie wymienia poszczególne kraje i obowiązujące stawki). Dieta przysługuje w pełnej wysokości za każdą dobę podróży.
Jak była mowa wyżej, dieta przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Co istotne, pracownikowi, któremu zapewniono w podróży bezpłatne, całodzienne wyżywienie, w podróży krajowej dieta nie przysługuje, a w podróży zagranicznej zostaje zmniejszona do 25% diety należnej ze względu na kraj destynacji. Przepisy nie definiują pojęcia „całodziennego wyżywienia”, ale przyjmuje się, że chodzi o śniadanie, obiad i kolację.
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
1) śniadanie – 25% diety (15% w podróży zagranicznej);
2) obiad – 50% diety (30% w podróży zagranicznej);
3) kolacja – 25% diety (30% w podroży zagranicznej).
W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, powyższe zasady stosuje się odpowiednio.
Warto podkreślić, że regulacje wewnętrzne obowiązujące u danego pracodawcy mogę ustalić należności przysługujące pracownikowi z tytułu podróży służbowej na wyższy poziomie i korzystniejszych zasadach. Należy jednak pamiętać o aspekcie podatkowym. Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych przepisach. Zasadniczo zatem pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługuje dieta w wysokości uregulowanej przepisami i taka właśnie kwota diety podlega zwolnieniu z podatku dochodowego.
Wątpliwości budzi natomiast sytuacja, w której pracodawca zapewnia podróżującemu służbowo pracownikowi zwrot pełnych kosztów wyżywienia- problem dotyczy tego, czy w takim przypadku zwolnienie będzie dotyczyć całej kwoty zwrotu dotyczącej zapewnionego wyżywienia czy też tylko limitu diety. Zgodnie z aktualną linią interpretacyjną organów podatkowych, różnica pomiędzy wartością zapewnionego pracownikowi wyżywienia a przysługującą dietą stanowi dla pracowników przychód ze stosunku pracy i to niezależnie od tego czy pracodawca zastosuje zryczałtowaną wysokość diety, czy rozliczy rzeczywiście poniesione wydatki na podstawie faktur czy rachunków przedstawionych przez pracownika.
