Zarówno Pracodawcy, jak i Pracownicy mierząc się z obecną sytuacją epidemiologiczną poszukują nowych rozwiązań w zakresie wykonywania pracy. Z tego względu coraz bardziej popularną staje się możliwość świadczenia pracy z zagranicy w formie zdalnej. Poniżej poruszamy najważniejsze kwestie, na które Pracodawca powinien zwrócić uwagę przed udzieleniem zgody na pracę zdalną z zagranicy.
Należy pamiętać, iż co do zasady, o pracy zdalnej z zagranicy mówimy w kontekście formy wykonywania pracy na wniosek Pracownika, bowiem w przypadku wydania takiego polecenia przez Pracodawcę może zostać ono zakwalifikowane jako podróż służbowa lub oddelegowanie, co rodzi dodatkowe obowiązki po stronie Pracodawcy.
Jeżeli zatem Pracownik zwróci się z prośbą o możliwość świadczenia pracy zdalnie poza granicami kraju, Pracodawca przed podjęciem decyzji o udzieleniu zgody na taką formę świadczenia pracy, powinien zwrócić uwagę na następujące aspekty.
Obowiązki prawne
Najważniejsze kwestie jakie Pracodawca powinien sprawdzić:
- w jaki sposób należy zakwalifikować pobyt pracownika za granicą (czy będzie to podróż służbowa, czy delegowanie w celu świadczenia usług, czy inna podstawa zmiany świadczenia pracy)
- czy należy uzyskać odpowiednie zezwolenia dla Pracownika [w przypadku pracy poza Unią Europejską (dalej: UE) przy założeniu, że Pracownik nie jest obywatelem tego kraju];
- czy istnieje obowiązek zgłoszenia faktu wykonywania pracy przez Pracownika w danym kraju;
- jak kształtują się obowiązki związane z ZUS (niektóre państwa z UE wymagają zaświadczenia A1, natomiast niektóre państwa spoza UE wymagają by ubezpieczenia społeczne były płacone w kraju wykonywania pracy);
- jak kształtują się obowiązki podatkowe (po stronie Pracownika może dojść do powstania obowiązku podatkowego za granicą np. w przypadku świadczenia pracy za granicą przez dłuższy okres czasu lub przeniesienia za granice „centrum interesów życiowych” Pracownika);
- jak kształtują się lokalne przepisy pracy:
- czy istnieje konieczność zawarcia lokalnej umowy o pracę (takie wymaganie występuje np. w Rosji),
- czy Pracownik podlega prawu państwa, z którego świadczy pracę w kontekście wynagrodzenia minimalnego,
- czy istnieje konieczność stosowania wyłącznie lokalnych przepisów prawa pracy (sytuacja taka może mieć miejsce w przypadku krajów spoza UE).
Przepisy i zasady BHP
Należy również pamiętać, iż zanim zgodzimy się na wykonywanie pracy zdalnej za granicą powinniśmy zobowiązać Pracownika do przestrzegania i zapewnienia we własnym zakresie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w miejscu, w którym Pracownik będzie świadczył pracę zdalną, a także do złożenia oświadczenia, że owe miejsce pracy spełnia wszelkie warunki BHP, zwłaszcza te odnoszące się do stanowiska pracy, odpowiedniego stanu pomieszczeń, w tym pomieszczeń higieniczno-sanitarnych. Powyższe najlepiej potwierdzić na piśmie, a dokument podpisany przez Pracownika złożyć do akt osobowych.
Bezpieczeństwo informacji i informacje poufne
Zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Pracodawcę na szkodę to jeden z podstawowych obowiązków każdego Pracownika, który podczas wykonywania pracy zdalnej z zagranicy obowiązuje w takim samym zakresie, jak w przypadku świadczenia pracy w warunkach typowych. Pracownik powinien zadbać o zachowanie poufności, w tym przepisów dotyczących danych osobowych osób fizycznych (RODO), szczególnie w zakresie zabezpieczenia dokumentów i danych przed dostępem osób trzecich (np. rodziny czy współlokatorów wspólnie z nim zamieszkujących, a także osób trzecich w przypadku gdy Pracownik korzysta podczas pracy zdalnej z przestrzeni publicznej – parki, restauracje, wspólne przestrzenie biurowe). Z tego względu rekomenduje się zapewnienie Pracownikowi telefonu oraz komputera służbowego zawierającego niezbędne zabezpieczenia (hasła, odpowiednie programy, ewentualne przesłony na ekran). W przypadku gdy nie mamy podpisanej z Pracownikiem osobnej umowy o poufności lub o powierzeniu sprzętu, warto zastanowić się nad ich zawarciem w tych szczególnych okolicznościach.
Sprzęt służbowy oraz zwroty kosztów związanych z podróżą
Warto także zaznaczyć, że w przypadku gdy to Pracownik wnioskuje o możliwość świadczenia pracy z zagranicy, Pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia sprzętu do jej wykonywania, ale jak zostało podkreślone powyżej, jest to zalecane z uwagi na kwestie związane z ochroną informacji poufnych i RODO. Natomiast w kontekście zwrotu innych kosztów związanych z pracą zdalną z zagranicy zaznaczyć należy, że Pracodawca nie ma obowiązku finansować Pracownikowi testu na koronawirusa lub szczepionki, jeśli kraj do którego Pracownik się udaje wymaga obowiązkowych testów czy szczepień, lecz oczywiście ma taką możliwość. Kwestią otwartą pozostaje możliwość ubiegania się Pracownika o zwrot kosztów z tytułu pracy zdalnej w mieszkaniu, domu, czy hotelu – problemy te rozstrzygane są indywidualnie w zależności od wielu czynników i okoliczności.
