Podmiot zatrudniający, powinien z odpowiednim wyprzedzeniem zainteresować się procedurą wdrożenia PPK, zarówno po to, by opracować harmonogram działań i dopełnić wszelkich narzuconych przez ustawodawcę terminów, ale też po to, by mieć czas zorientować się w narzędziach IT, które pomogą wdrożyć i prowadzić PPK w firmie. Będzie to z korzyścią i dla pracowników, i dla pracodawcy oraz jego działów HR oraz płacowo-księgowych.
Procedura wdrożenia PPK – 10 podstawowych kroków :
Wybór instytucji finansowej
Wyboru instytucji finansowej dokonuje pracodawca w porozumieniu z działającą w firmie zakładową organizacją związkową, a jeśli taka u niego nie funkcjonuje − w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w przyjętym u tego pracodawcy trybie (art. 7 ust. 3 i 4 ustawy o PPK). W praktyce funkcję takiego przedstawicielstwa najczęściej pełni pracownik lub grupa pracowników wybrana przez załogę, reprezentacja taka nie może bowiem zostać wskazana przez pracodawcę.
Przy czym, jeżeli na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający jest obowiązany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, nie zostanie osiągnięte porozumienie, co do wyboru instytucji finansowej, decyzja o wyborze instytucji, w której utworzy PPK, należy do pracodawcy.
Uwaga!
Wyboru instytucji finansowej pracodawca będzie mógł dokonać tylko spośród instytucji umieszczonych w ewidencji PPK i prezentowanych na portalu PPK (www.mojePPK.pl). Przed zawarciem umowy należy zweryfikować, czy dany podmiot znajduje się na tej liście.
Oferty instytucji finansowych, które spełniają warunki ustawowe do zarządzania PPK (umieszczonych w ewidencji PPK) publikowane są na Portalu PPK (www.mojeppk.pl).
Wdrożenie programu i prowadzenie
Gdy podmiot zatrudniający wybrał już fundusz, popisał umowę o zarządzanie i prowadzenie PPK, określił wysokość składek, w kolejnym kroku musi pomyśleć o stronie technologicznej wdrożenia i prowadzenia PPK.
Aktualnie większość firm prowadzi operacje płacowo-księgowo-kadrowe z wykorzystaniem odpowiednich programów. W związku z wejściem w życie PPK warto zaktualizować posiadane programy, szczególnie pod kątem informatyzacji pewnych procesów, np. przekazywania środków, informatyzacji procesów na linii pracownik - pracodawca, pracodawca - fundusze itp. Tu otwiera się pole dla producentów systemów finansowych np. ERP lub też dedykowanych oprogramowań. Mogą one znacznie ułatwić prowadzenie ewidencji uczestników PPK oraz składanych przez pracowników deklaracji, prowadzenie ewidencji pobranych i przekazanych do wybranej instytucji finansowej składek, czy obliczanie wysokości wpłat i terminowe przekazywanie ich do wybranej instytucji finansowej.
Także w przypadku gromadzenia i archiwizowania materiałów dotyczących PPK rola oprogramowania będzie istotna. Sprawdzenie historii uczestnictwa pracowników w programie PPK, informacje o ewentualnej rezygnacji z programu, o historii wpłat składek, czy przekazywanie pracownikom i wybranej instytucji finansowej informacji związanych z PPK będzie z pewnością łatwiejsze.
Bieżąca obsługa PPK
Do obowiązków podmiotu zatrudniającego należy również wypracowanie procesu:
W najbliższych tygodniach będą się pojawiać kolejne artykuły na temat PPK – zachęcamy do śledzenia na bieżąco aktualności Kancelarii. Jeśli mają Państwo jakiekolwiek pytania lub wątpliwości związane z wdrażaniem PPK, zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią
