Już od nowego roku pracodawców czeka elektronizacja dokumentów związanych ze stosunkiem pracy. Z dniem 1 stycznia 2019 roku wejdzie w życie ustawa z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, która wprowadza istotne zmiany dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej.
W związku z ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. we wrześniu na stronie internetowej Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na stronie internetowej Rządowego Centrum Legislacji został zamieszczony, datowany na 13 września 2018 r., projekt rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. UWAGA! Trzeba wziąć pod uwagę, że pracodawcy muszą w istocie zaczekać do finalnej wersji tego aktu prawnego, aby rozpocząć dostosowanie się do nowych regulacji. Obecnie znany jest wyłącznie projekt, który może podlegać jeszcze zmianom.
Projekt ten zakłada, że pracodawcy będą mieli 6 miesięcy na wdrożenie zmian.
Zakres zmian
Czego te zmiany, zgodnie z projektem, będą dotyczyć? Oto tylko kilka przykładowych z nich:
- dokumentacja pracownicza będzie mogła być prowadzona zamiast w formie papierowej, w formie elektronicznej UWAGA! Podstawowe dokumenty związane ze stosunkiem pracy takie jak umowa o pracę czy oświadczenie o jej rozwiązaniu nadal będą sporządzane w formie tradycyjnej- papierowej- a forma elektroniczna dotyczy wyłącznie przechowywania tych dokumentów;
- znacząco skróci się okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji pracowniczej, którą pracodawca będzie musiał przechowywać przez cały okres zatrudnienia oraz 10 lat po jego ustaniu (zamiast dotychczasowych 50 lat) UWAGA! W tym zakresie ustawodawca wprowadził jednakże istotne ograniczenia
- zasadniczo skrócony okres przechowywania dokumentacji dotyczył będzie pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.,
- pod pewnymi warunkami skrócony czas przechowywania można będzie zastosować również do pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., co będzie wiązało się z koniecznością złożenia raportu informacyjnego w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych;
- na pracodawców nałożony zostanie obowiązek prowadzenia dokumentacji w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem; Na co warto w tym miejscu zwrócić uwagę, projektowane rozporządzenie zawiera także odesłania do przepisów Kodeksu pracy dotyczących ochrony danych osobowych (art. 221 – 221b), które jednak wciąż nie zostały uchwalone, tym bardziej zaś nie jest wiadomym kiedy wejdą one w życie; Mowa o przepisach zawartych w projekcie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 czyli tzw. RODO;
- akta osobowe pracowników będą składały się z czterech części i będą bardziej rozbudowane - m.in. wyodrębniona zostanie nowa część akt osobowych dotycząca ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach; Co ważne, nowa część zgodnie z przepisami zostanie nazwana częścią ,,C” co spowoduje konieczność ujęcia nowej części w środku dotychczasowego układu akt osobowych (zamiast nazwania jej częścią ,,D” i dodania jej po prostu na końcu akt).
Jak wdrożyć zmiany w swoim miejscu pracy?
Pracodawców czeka niechybnie żmudny proces związany z identyfikacją wszystkich zmian, które wprowadza nowe rozporządzenie, aby prowadzić dokumentację w sposób przewidziany nowymi przepisami. Niniejszy wpis wskazuje wyłącznie na kilka, wśród licznych zmian. W związku z powyższym może okazać się pomocne i zasadne przeprowadzenie audytów w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, wprowadzenie dodatkowych procedur postępowania z dokumentacją - digitalizacji, dostępu do dokumentacji, tworzenia kopii zapasowych, przechowywania, zabezpieczenia, czy kontroli funkcjonowania zabezpieczeń.
Dodatkowe informacje
Nowelizacja wprowadzi także dawno oczekiwaną i pożądaną przez pracodawców zmianę w zakresie domyślnej formy wypłaty wynagrodzenia, którą będzie przelew na rachunek bankowy pracownika. Dla pracodawców powyższe będzie wiązało się z wymogiem zawiadomienia do dnia 22 stycznia 2019 r. w sposób przyjęty u danego pracodawcy, pracowników, którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie do rąk własnych, o obowiązku podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę albo złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych.
