Aktualności

Sporządzenie i złożenie sprawozdań finansowych spółek polskich za 2018 rok - ważne informacje dla obcokrajowców

Sporządzenie i złożenie sprawozdań finansowych spółek polskich za 2018 rok - ważne informacje dla obcokrajowców

W związku z tym, że w większości polskich spółek rok finansowy pokrywa się z kalendarzowym, termin na sporządzenie sprawozdań finansowych tych spółek za 2018 rok upływa już 31 marca 2019 roku, czyli za mniej niż dwa tygodnie. W świetle istotnych zmian wprowadzonych do ustawy o rachunkowości i ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym w 2018 roku, osobom pełniącym funkcje członków zarządu w polskich spółkach kapitałowych należy pamiętać o tym, że od dnia 1 października 2018 roku sprawozdania finansowe mogą być sporządzone wyłącznie w formie elektronicznej w formacie .xml oraz w strukturze logicznej udostępnianej przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Sprawozdanie musi być podpisane przez osobę sporządzającą sprawozdanie finansowe (księgowego) oraz wszystkich członków zarządu kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo za pomocą profilu ePUAP.

Także w formie elektronicznej, w dowolnym pliku tekstowym, powinno być sporządzone sprawozdanie z działalności spółki, które następnie podpisują wszyscy członkowie zarządu kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo za pomocą profilu ePUAP.Nowelizacja nie wprowadza żadnych ułatwień dla osób nieposiadających obywatelstwa polskiego, zatem konieczne dla nich i najbardziej aktualne w tej chwili jest uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub założenie profilu zaufanego ePUAP. Każdy z tych sposobów podpisywania dokumentów w formie elektronicznej ma swoje wady i zalety.

Profil zaufany ePUAP
ePUAP - to elektroniczna platforma usług administracji publicznej, za pomocą której  można załatwiać sprawy urzędowe za pośrednictwem internetu.

Plusy: 
- założenie profilu na niej jest bezpłatne,
- profil jest ważny przez 3 lata z możliwością jego bezpłatnego przedłużenia.

Minusy:
- założenie profilu zaufanego ePUAP wiąże się z uprzednim uzyskaniem numeru PESEL, wniosek o nadanie którego z resztą można złożyć za pośrednictwem pełnomocnika,
- zakres zastosowania profilu ePUAP jest znacznie węższy niż podpisu elektronicznego, gdyż pozwala on tylko na załatwianie spraw urzędowych,
- w ciągu 14 dni od dnia złożenia wniosku należy osobiście zgłosić się w jednym z Punktów Potwierdzających (np. urząd skarbowy lub ZUS) oraz przedłożyć dokument tożsamości. Osoby które nie mogą przyjechać do Polski mogą zgłosić się do polskiego konsula za granicą.

Warto wiedzieć że na chwilę obecną założenie profilu ePUAP jest możliwe również poprzez logowanie się do bankowości elektronicznej, w przypadku gdy osoba ma rachunek bankowy w odpowiednim banku. Natomiast ta opcja jest dostępna tylko osobom fizycznym w celu załatwiania ich indywidualnych spraw urzędowych, tj. nie pozwala na podpisanie dokumentów spółki przez członków zarządu. 

Podpis elektroniczny
Jest to urządzenie (token) pozwalający na podpisanie dokumentów w formie elektronicznej. Wydawany jest przez certyfikowanych dostawców, nadzorowanych przez Ministra Cyfryzacji.

Plusy:
- podpisem elektronicznym można podpisywać nie tylko dokumenty związane z prowadzeniem spraw urzędowych, lecz także wnioski, umowy, oświadczenia itd. w formie elektronicznej,
- potwierdzenie tożsamości możliwe jest także za granicą poprzez złożenie przez wnioskodawcę podpisu pod umową z certyfikowanym dostawcą przed notariuszem zagranicznym. Jednak w tym przypadku niezbędne będzie uzyskanie apostille oraz przetłumaczenie klauzuli notarialnej na język polski,
- numer PESEL nie jest wymagany.

Minusy:
- podpis elektroniczny jest wydawany przez firmy prywatne, więc jego uzyskanie jest odpłatne,
- podpis elektroniczny jest ważny przez 1 rok lub 2 lata. Przedłużenie ważności jest możliwe pod warunkiem zakupu nowego certyfikatu u dostawcy,
- nie każdy dostawca może przyjąć umowę podpisaną przed notariuszem zagranicznym. Należy uprzednio skontaktować się z dostawcą certyfikowanym i zapytać jakie formy potwierdzenia tożsamości on akceptuje.

Złożenie sprawozdań finansowych
Po sporządzeniu i zatwierdzeniu sprawozdania finansowego podlega ono zgłoszeniu w Repozytorium Dokumentów Finansowych. Od dnia 1 kwietnia 2019 roku, dzięki nowelizacji ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, to będzie mógł zrobić pełnomocnik zawodowy (adwokat, radca prawny). Po zgłoszeniu sprawozdanie jest automatycznie przesyłane także do urzędu skarbowego.

W kwestiach sporządzenia i złożenia sprawozdań finansowych spółek kapitałowych zapraszamy do kontaktu z naszymi prawnikami na info@dudkowiak.com



Denis Ushakov

Prawnik

Denis Ushakov

Prawnik - Rosja

Denis Ushakov

Kontakt:

ul. Rondo ONZ 1
00-124 Warszawa