Spółki i prawo korporacyjne: Zasady udziału w zgromadzeniach wspólników sp. z o.o. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej w świetle nowych rozwiązań legislacyjnych uchwalonych 31 marca 2020 r.

Epidemia COVID-19 i wprowadzone ograniczenia w przemieszczaniu się istotnie wpływają na funkcjonowanie spółek prawa handlowego, a w tym na odbywanie posiedzeń przez organy kolegialne tych podmiotów.

Ustawą o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw z dnia 31 marca 2020 r. wprowadzono do Kodeksu spółek handlowych nowe rozwiązania legislacyjne, których celem było wsparcie spółek w ich funkcjonowaniu.

Jednym z elementów nowelizacji przepisów k.s.h. było wprowadzenie możliwości udziału w zgromadzeniach wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Jest to przedmiotem regulacji art. 234¹ k.s.h., który w § 1 ustanawia ogólną zasadę dopuszczalności takiej formy udziału w zgromadzeniu, wskazując jednak, że w umowie spółki może to wyłączyć. O udziale w zgromadzeniu wspólników w sposób zdalny postanawia podmiot zwołujący to zgromadzenie.

Zgodnie z art. 234¹ § 2 k.s.h. udział w zgromadzeniu wspólników w trybie zdalnym obejmuje w szczególności:

1. dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników (np. wideokonferencja lub telekonferencja), i
2. wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.

Szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej określa regulamin, który uchwala rada nadzorcza, zaś w jej braku wspólnicy (art. 234¹ § 3 k.s.h.). Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu.

Następnie, zmianie uległ również art. 248 § 2 k.s.h., zgodnie z którym do protokołu zgromadzenia wspólników należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia wspólników oraz listę wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Podpisy uczestników zgromadzenia wspólników odbytego w trybie art. 234¹ nie są wymagane.

Mając na uwadze powyższe, należy wskazać, że wprowadzone rozwiązania pozostawiają wątpliwości.

Przede wszystkim, nowe przepisy nie pozwalają jednoznacznie ustalić, czy wszyscy uczestnicy zgromadzenia mogą w nim uczestniczyć zdalnie, w taki sposób, że każdy z nich przebywać w swoim miejscu zamieszkania, a jednocześnie żaden z nich nie będzie przebywać fizycznie w siedzibie spółki lub innym miejscu, w którym dopuszcza się odbywanie zgromadzeń wspólników. W takiej sytuacji powstaje pytanie, gdzie znajduje się miejsce obrad, o którym stanowi
art. 234¹ § 2 pkt 1 in fine k.s.h.

Powyższa wątpliwość pogłębia się w przypadku spółek, których wszyscy wspólnicy faktycznie przebywają poza granicami Polski. Powstaje wówczas pytanie, czy - zakładając, że ci wspólnicy są jedynymi uczestnikami zgromadzenia wspólników - takie zgromadzenie może się w ogóle odbyć w sposób ważny z uwagi na treść art. 234 § 2 k.s.h., a jeżeli tak to jak ustalić miejsce obrad, na które niefortunnie powołuje się art. 234¹ § 2 pkt 1 in fine k.s.h.

Dalsze wątpliwości dotyczą wzajemnych relacji pomiędzy przepisami art. 248 § 1 i § 2 k.s.h. Z jednej strony § 2 stanowi, iż podpisy uczestników na liście obecności zgromadzenia wspólników odbytego w trybie art. 234¹ nie są wymagane, lecz z drugiej strony nie jest jasny stosunek § 2 do § 1, w którym sformułowany jest ogólny obowiązek podpisania uchwał przez przewodniczącego zgromadzenia i protokolanta. Jeżeli zatem funkcje te będą pełnić sami wspólnicy głosujący w formie elektronicznej, to powstaje sytuacja, w której nie są zobowiązani podpisywać listy obecności, lecz są zobowiązani podpisać uchwałę. Powyższa sytuacja budzi uzasadnione wątpliwości.

Z tych względów należy stwierdzić, że pomimo słusznych intencji ustawodawcy, wprowadzone rozwiązania są niespójne. W konsekwencji, zanim dana spółka z o.o. zdecyduje się na przeprowadzenie zgromadzenia wspólników w trybie zdalnym, rekomenduje się dokonanie pogłębionej analizy jej sytuacji prawnej i faktycznej, celem uniknięcia negatywnych konsekwencji związanych z wadliwością podejmowanych uchwał na zgromadzeniu odbytym w trybie  art. 234¹ k.s.h.