[Przygotowanie sprawozdań finansowych polskich spółek kapitałowych (sp. z o.o. i S.A.) wiąże się ze spełnieniem szeregu wymogów ustawowych w zakresie formy, sposobu podpisania oraz terminów złożenia. Ostatnie zmiany przepisów wywołały spore zamieszanie wśród przedsiębiorców, zwłaszcza tych zagranicznych prowadzących działalność w jednej z form przewidzianych w polskim kodeksie spółek handlowych.
Poniżej przedstawiamy podstawowe informacje dotyczące sporządzenia i złożenia sprawozdania finansowego spółek kapitałowych, wpisanych w rejestr przedsiębiorców KRS, za 2018 rok. Będą one przydatne przede wszystkim cudzoziemcom pełniącym funkcję członków zarządu w spółkach polskich.
Terminy określone w tabelach oparte są na założeniu, że rok finansowy w spółce, zgodnie z jej umową spółki, pokrywa się z rokiem kalendarzowym, tj. ostatnim dniem okresu za który spółka powinna złożyć sprawozdanie będzie 31 grudnia 2018 roku.
| Sporządzenie i złożenie sprawozdań finansowych za 2018 rok |
| Nazwa dokumentu | Termin sporządzenia | Forma sporządzenia | Kto podpisuje | Sposób podpisania | Termin złożenia |
| Sprawozdanie finansowe | 31.03.2019 | Forma elektroniczna – w formacie .xml i w strukturze logicznej udostępnianej przez Ministerstwo Finansów | Wszyscy członkowie zarządu oraz osoba sporządzająca sprawozdanie (księgowy) | Podpis elektroniczny albo profil zaufany ePUAP |
15.07.2019 |
| Sprawozdanie zarządu z działalności | 31.03.2019 | Forma elektroniczna – w pliku tekstowym o dowolnym formacie | Wszyscy członkowie zarządu | Podpis elektroniczny albo profil zaufany ePUAP |
15.07.2019 |
| Uchwała zgromadzenia wspólników o rozpatrzeniu i zatwierdzeniu sprawozdania finansowego | 30.06.2019 | Forma pisemna | Wspólnicy spółki | Własnoręczny podpis | 15.07.2019 |
Sprawozdania finansowe oraz sprawozdanie z działalności sporządzone po 1 października 2018 roku mogą być podpisane tylko w jeden z następujących sposobów:
- za pomocą profilu zaufanego ePUAP albo
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Więcej informacji na temat uzyskania podpisów elektronicznych i założenia profilu zaufanego ePUAP można znaleźć na naszym blogu pod adresem: https://www.dudkowiak.pl/blog/sporządzenie-i-złożenie-sprawozdań-finansowych-spółek-polskich-za-2018-rok-ważne-informacje-dla-obcokrajowców.html
Po sporządzeniu i podpisaniu sprawozdania finansowego i pozostałych dokumentów wskazanych powyżej podlegają one złożeniu w Repozytorium Dokumentów Finansowych przez Internet. Od dnia 1 kwietnia 2019 roku, dzięki nowelizacji ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, złożenia do Repozytorium może dokonać także pełnomocnik zawodowy (adwokat, radca prawny).
Jeżeli natomiast zarząd podejmie decyzję o samodzielnym złożeniu sprawozdania do Repozytorium, wówczas zgłoszenie będą musieli podpisać wszyscy członkowie zarządu spółki podpisem elektronicznym albo za pomocą profilu zaufanego ePUAP. Ponadto każdy z członków zarządu powinien uprzednio uzyskać numer PESEL, wniosek o nadanie którego z resztą można złożyć za pośrednictwem pełnomocnika. Po złożeniu w Repozytorium sprawozdanie finansowe jest automatycznie przesyłane także do urzędu skarbowego.
