Naczelną zasadą unijnych przepisów regulujących koordynację systemów zabezpieczenia społecznego jest zasada zgodnie z którą, pracownik podlega systemowi ubezpieczenia społecznego w kraju, w którym pracuje na co dzień. Zasada ta pozostaje aktualna w przypadku, w którym dany pracownik okresowo wykonuje pracę innym kraju, jeżeli okres ten nie przekracza 24 miesięcy. Kwestię tą reguluje art. 12 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego stanowiąc, że „Osoba, która wykonuje działalność jako pracownik najemny w państwie członkowskim w imieniu pracodawcy, który normalnie prowadzi tam swą działalność, a która jest delegowana przez tego pracodawcę do innego państwa członkowskiego do wykonywania pracy w imieniu tego pracodawcy, nadal podlega ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego, pod warunkiem że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy i że osoba ta nie jest wysłana, by zastąpić inną delegowaną osobę." Przepis ten opisuje zatem sytuację ,,delegowania”, z którą mamy do czynienia w sytuacji, w której czas pracy poza granicami kraju nie przekracza 24 miesięcy. Zauważmy, że powołany przepis określa maksymalny czas delegowania, a z drugiej strony nie wskazuje minimalnego czasu trwania delegowania. Odczytując przepis literalnie należałoby stwierdzić, że nawet osoba, która jest wysyłana przez swojego pracodawcę do wykonywania pracy na terenie innego państwa członkowskiego na jeden dzień, byłaby pracownikiem delegowanym, a co za tym idzie, dla osoby takiej wymagane byłoby uzyskanie zaświadczenia A1.
Analizując opisaną sytuację, Sąd Najwyższy w swoich wyrokach prezentuje stanowisko, zgodnie z którym wydanie przez ZUS formularza A1 (wcześniej E-101) wyklucza uznanie, że pracownicy we wskazanych w nich okresach przebywali w podróżach służbowych. W ocenie Sądu Najwyższego, poświadczenie przez ZUS formularza A1 jest dopuszczalne jedynie w sytuacji zagranicznych oddelegowań pracowników do wykonywania pracy (wyrok SN z 14 listopada 2013r., II UK 204/13; wyrok SN z 13 stycznia 2015r., II UK 205/13). Tak również orzekały sądy niższych instancji (III AUa 566/16, III AUa 830/16, III AUa 114/16). Sąd Najwyższy nakazuje zatem rozróżniać przypadki delegowania i odbywania przez pracownika podróży służbowych zwracając uwagę, że przepisy unijne mówią o osobie delegowanej przez pracodawcę do innego państwa członkowskiego do wykonywania pracy w imieniu pracodawcy. Zatem, celem wyjazdu pracownika, by można było mówić o delegowaniu, powinno być wykonywanie pracy w imieniu pracodawcy. Innymi słowy, pracownik powinien w trakcie delegowania wykonywać swoje regularne obowiązki pracownicze. Tymczasem podróż służbowa, z natury rzeczy, jest zdarzeniem incydentalnym, w stosunku do regularnego wykonywania obowiązków. Nierzadko także pracownicy w trakcie zagranicznych podróży służbowych odbywają szkolenia czy spotkania o charakterze integracyjnym, które nie mogą zostać zaliczone stricte do przypadków wykonywania pracy.
Problem ten zauważyła Komisja Europejska, która w marcu tego roku ogłosiła, że Rozporządzenie 883/2004 wymaga zmian, m.in. polegających na tym, że w przypadku podróży służbowych na obszarze UE formularze A1 nie powinny być więcej stosowane. Jednakże zauważyć należy, że oznacza to, że w aktualnym stanie prawnym, organy unijne reprezentują stanowisko, że zaświadczenie A1 należy uzyskać również zawsze w przypadku odbywania podróży służbowych. Nierzadko również ZUS prezentuje stanowisko, że zaświadczenie A1 powinno być uzyskiwane również w przypadku podróży służbowych pracowników.
Tymczasem brak zaświadczenia A1 może skutkować dotkliwymi konsekwencjami:
- nałożeniem grzywny na pracodawcę lub osoby reprezentujące pracodawcę przez organy państwa, do którego pracownik jest delegowany, o ile przewidują to przepisy danego państwa,
- uznaniem, że dany pracownik powinien podlegać systemowi zabezpieczenia społecznego państwa, do którego pracownik został delegowany (na terenie którego przebywał w podróży służbowej), a w konsekwencji koniecznością zapłaty składek na ubezpieczenie społeczne.
