Prowadzenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) wiąże się z koniecznością pozyskania danych osobowych nie tylko pracowników, ale też członków ich rodzin i innych osób. W maju 2019 roku weszły w życie zmiany dotyczące sposobu pozyskiwania i przetwarzania danych osobowych w celu realizacji zadań ZFŚS w ramach tzw. ustawy sektorowej. Nie wszyscy pracodawcy zdążyli jednak dostosować swoje procedury i regulaminy do nowych przepisów.
Żeby prawidłowo przetwarzać dane osobowe w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, należy przestrzegać kilku podstawowych zasad:
- dane osobowe zbierane na podstawie oświadczenia
Do tej pory częstą praktyką było wymaganie od pracowników dostarczania kserokopii PIT-37 i innych dokumentów w celu skorzystania z ZFŚS. Kopie dokumentów były następnie przechowywane wraz z dokumentacją dotyczącą funduszu lub w aktach osobowych pracownika.
Prawodawca rozwiał wątpliwości pracodawców, czy taka praktyka jest prawidłowa wskazując, że przekazanie danych osobowych osoby uprawnionej powinno odbywać się w pierwszej kolejności na podstawie oświadczenia składanego przez pracownika.
Pracodawca ma oczywiście prawo do zweryfikowania informacji przekazanych przez osobę uprawnioną, prosząc o dostarczenie odpowiednich dokumentów. Zgodnie z zasadą minimalizmu i celowości, zaleca się jednak jedynie okazanie do wglądu dokumentów i ewentualnie odnotowanie tego faktu przez osobę przyjmującą wniosek – bez zbierania kserokopii.
Zakres danych zbieranych na potrzeby ZFŚS i dokumenty, których okazania może wymagać pracodawca powinien uregulować wprost w Regulaminie ZFŚS. Dobrą praktyką jest sporządzenie wzoru oświadczenia dla osób chcących skorzystać z ZFŚS – dzięki temu uniknie się np. nadmiarowego zbierania danych przekazywanych przez wnioskodawców.
- obowiązek informacyjny
Przetwarzając dane w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych pracodawca pełni rolę administratora tych danych. Ciążą więc na nim obowiązki informacyjne zgodnie z art. 13 i 14 RODO. Wobec swoich pracowników pracodawca może spełnić ten obowiązek już na etapie zatrudnienia – przy przekazaniu informacji o przetwarzaniu danych osobowych w zatrudnieniu. Wobec innych osób, których dane są pozyskiwane w celu realizacji zadań ZFŚS, obowiązek informacyjny należy spełnić osobno. Dobrym sposobem na wywiązanie się z obowiązku przekazania informacji o przetwarzaniu danych jest zamieszczenie tzw. klauzuli informacyjnej we wzorze wniosku składanego do ZFŚS. W tej sposób łatwo będzie wykazać, że informacja trafiła do wszystkich zainteresowanych.
W tym miejscu warto wspomnieć, że przetwarzanie danych osób korzystających z ZFŚS, również tzw. „danych wrażliwych” nie odbywa się na podstawie ich zgody, lecz w celu realizacji obowiązków prawnych obciążających pracodawcę (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i art. 9 ust. 2 lit. b RODO). Nie ma więc potrzeby pobierania od tych osób dodatkowej zgody na przetwarzanie ich danych w związku z obsługą wniosku.
- upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
Obowiązkowo wszyscy pracownicy, którzy mają dostęp do danych osobowych przetwarzanych w związku z ZFŚS, powinny otrzymać od pracodawcy pisemne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych (zawierające m.in. informacje o zakresie danych osobowych, kategoriach osób, których dane dotyczą i dozwolonych czynnościach przetwarzania). Dotyczy to przede wszystkim członków komisji socjalnej oraz przedstawicieli związkowych. Upoważnieni pracownicy powinni zostać dodatkowo zobowiązani do zachowania przetwarzanych przez nich danych osobowych w tajemnicy. W celu prawidłowego zarządzania upoważnieniami zaleca się prowadzić ewidencję udzielonych upoważnień i na bieżąco ją aktualizować.
Ponieważ członkowie komisji socjalnej uzyskują dostęp do szerokiego zakresu danych, również o wrażliwym charakterze (w szczególności o zdrowiu pracowników), warto rzetelnie przeszkolić ich z zasad ochrony danych osobowych.
- okres przechowywania danych osobowych
Nowelizując ustawę o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych prawodawca nałożył na pracodawcę obowiązek dokonywania okresowego przeglądu danych osobowych zebranych na potrzeby funduszu i usuwanie tych, które nie są już potrzebne do realizacji tego celu. Sprawdzenia powinny odbywać się nie rzadziej niż raz w roku.
Okres przechowywania danych przetwarzanych w związku z ZFŚS został wskazany dosyć ogólnie jako: okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.
