Polscy pracodawcy zatrudniający cudzoziemców powinni zawsze liczyć się z ryzykiem wszczęcia kontroli legalności zatrudnienia pracowników z zagranicy. Do przeprowadzenia takiej kontroli uprawnione są dwa organy: Straż Graniczna oraz Państwowa Inspekcja Pracy.
Podczas takiej kontroli organy uprawnione są do badania nie tylko aktualnej sytuacji, lecz także całego okresu zatrudnienia cudzoziemca (do 5 lat wstecz, z uwagi na okres przedawnienia przestępstw tego typu).
Rekrutacja zgodnie z prawem imigracyjnym
Zatem zbadanie możliwości legalnego powierzenia pracy cudzoziemcowi na terytorium Polski powinno być jednym z obowiązkowych etapów rekrutacji personelu z zagranicy. Nie należy również zapominać i o obowiązkach leżących po stronie pracodawcy także w trakcie zatrudnienia cudzoziemców, np. przy zmianie warunków zatrudnienia lub utracie ważności ich dokumentów pobytowych.
Typowe błędy przy zatrudnianiu cudzoziemców
Nierzadko można spotkać się z sytuacją, kiedy pracodawca, przyjmując do pracy cudzoziemca, pyta go jedynie o okazanie paszportu oraz karty pobytu. Widząc na karcie pobytu adnotację „dostęp do rynku pracy” pracodawca, będąc przekonany o możliwości swobodnego powierzenia pracy posiadaczowi takiej karty pobytu, decyduje się na dopuszczenie cudzoziemca do pracy i zawiera z nim umowę. Zdecydowanie nie jest to ruch bezpieczny. Wyżej wskazana adnotacja w zasadzie nie daje pracodawcy żadnych informacji na temat możliwości powierzenia pracy i warunków takiej pracy.
Przeprowadź audyt i wprowadź checklistę przy zatrudnianiu cudzoziemców
Kazuistyczny charakter przepisów polskiego prawa imigracyjnego oraz wielość aktów prawnych w tym zakresie, które nie do końca skoordynowane pomiędzy sobą, nierzadko wymagają od pracodawców przeprowadzenia audytu legalności zatrudnienia personelu. Może to być związane z zapowiedzianą przez Inspekcję Pracy bądź Straż Graniczną kontrolą legalności powierzenia pracy lub po prostu wynikać ze sprawnego działania systemu zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie i wolą uniknięcia wszelkich negatywnych czynników związanych z prowadzoną działalnością.
Jakie są kary za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca
Powierzenie pracy cudzoziemcom z naruszeniem obowiązujących przepisów może przybierać różne formy, bądź to braku uprzedniego uzyskania zezwolenia na pracę bądź pracy na warunkach innych niż określonych w zezwoleniu. Naruszenia legalności mogą stanowić wykroczenia albo nawet przestępstwa. Oprócz grzywien nakładanych zarówno na pracodawców jak i pracowników nielegalnie wykonujących pracę prawo polskie przewiduje również kary ograniczenia wolności, a nawet pozbawienia wolności do lat 3.
Zakaz zatrudniania cudzoziemców
Najbardziej dotkliwym i najczęściej spotykanym w praktyce skutkiem nielegalnego powierzenia pracy cudzoziemcom dla pracodawcy może być zakaz zatrudniania cudzoziemców w przyszłości. Dla cudzoziemców natomiast nielegalne wykonywanie pracy może spowodować wydanie decyzji o zobowiązaniu do powrotu (deportacja) oraz zakaz ponownego wjazdu na terytorium państw UE na okres do 5 lat.
Nielegalne zatrudnienie cudzoziemca – dalsze konsekwencje
Nie warto również zapominać, że nielegalne zatrudnienie, nawet trwające tylko przez 1 dzień negatywnie wpłynie na możliwość dalszej legalizacji pobytu przez samych cudzoziemców, w szczególności, na prawo uzyskania zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE lub uzyskania obywatelstwa polskiego. Podczas tych postępowań bowiem właściwy organ ma obowiązek zbadania legalności pobytu oraz pracy cudzoziemca za ostatnie 5 lub, przypadku spraw o obywatelstwo, do 10 lat. Pracodawca, dbający o sytuację osobistą swoich pracowników, z pewnością będzie chciał także zapewnić legalność ich zatrudnienia przez cały okres trwania stosunku pracy.
Badanie legalności zatrudnienia a legalność pobytu w Polsce
Zgodność zatrudnienia pracowników z zagranicy z przepisami prawa zależy także od legalności ich pobytu na terytorium Polski. Nie można bowiem legalnie powierzyć pracy cudzoziemcowi, który znajduje się w państwie bez dokumentów legalizujących jego pobyt. Nie poprawi tej sytuacji nawet uzyskanie w międzyczasie przez pracodawcę zezwolenia na pracę. Kontrola legalności pobytu pracownika w trakcie zatrudnienia należy do najważniejszych obowiązków pracodawcy
Przykładowa checklista do zatrudnienia cudzoziemca w Polsce
W związku z tym, podczas badania legalności zatrudnienia cudzoziemców na terytorium Polski najczęściej badaniu podlegają następujące dokumenty:
- Dokumenty tożsamości cudzoziemców (paszporty, karty pobytu),
- Dokumenty potwierdzające legalność pobytu na terytorium Polski (wizy, decyzje o udzieleniu zezwoleń na pobyt, karty pobytu),
- Dokumenty uprawniające do wykonywania pracy na terytorium Polski (zezwolenia na pracę, zarejestrowane oświadczenia o powierzeniu pracy, powiadomienia o powierzeniu pracy),
- Dokumenty zwalniające z obowiązku uzyskania zezwolenia na pracę (dyplomy, zaświadczenia, niektóre rodzaje wiz, ważne legitymacje studenckie, Karty Polaka itd.),
- Umowy zawarte pomiędzy pracodawcą a pracownikami wraz z aneksami podpisanymi w okresie zatrudnienia,
- Dokumenty potwierdzające wysokość i częstotliwość wypłacanego wynagrodzenia cudzoziemcowi,
- Dokumenty potwierdzające wywiązanie się z obowiązku uiszczenia podatków i składek na ubezpieczenie cudzoziemca,
- Dokumentacja kadrowa, listy obecności, ewidencja czasu pracy itd.
- Inne dokumenty.
Badanie legalności zatrudnienia – wyzwanie dla pracodawcy w Polsce
Z powyższego wynika, że kontrola legalności pracy cudzoziemców stanowi duże wyzwanie dla pracodawców. Mowa tutaj nie tylko o inwestorach zagranicznych dopiero wchodzących na rynek polski, ale także o pracodawcach z Polski. Z danych statystycznych Państwowej Inspekcji Pracy wynika, że najczęstszą przyczyną naruszeń legalności zatrudnienia cudzoziemców wskazywano skomplikowany charakter przepisów w tym zakresie oraz ich częste zmiany, m.in. związane z falami imigracji do Polski lub sytuacją epidemiczną.
Dlatego pracodawcy coraz częściej się decydują na outsourcing obowiązków w zakresie legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców profesjonalnym podmiotom, np. kancelariom prawnym lub firmom z branży HR. Nasza kancelaria chętnie udzieli takiej pomocy i zbada wszystkie aspekty legalnego zatrudnienia cudzoziemców. Zachęcamy do kontaktu na info@dudkowiak.com
