W dniu 16 lutego 2019 roku weszło w życie Rozporządzenie (UE) 2016/1191 w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w UE.
Zgodnie z nazwą, nowa regulacja ma na celu ułatwić korzystanie z dokumentów urzędowych sporządzonych za granicą w państwach Unii Europejskiej, przede wszystkim poprzez ograniczenie konieczności uzyskiwania poświadczenia autentyczności dokumentów (tzw. pieczęci apostille) oraz ich tłumaczeń, a także możliwość posługiwania się ich uwierzytelnionymi kopiami.
Dokumenty zwolnione z konieczności uzyskania apostille
Rozporządzenie 2016/1191 ma zastosowanie do dokumentów urzędowych wydawanych przez organy państwa UE zgodnie z jego prawem krajowym takich jak dokumenty administracyjne, akty notarialne, orzeczenia. Dotyczy ono nie tylko oryginałów dokumentów ale również ich kopii sporządzonych za zgodność z oryginałem przez uprawniony organ państwa, z którego pochodzi dokument.
Dziedziny objęte zwolnieniem z uzyskania apostille
Wskazane powyżej dokumenty zwolnione są z konieczności jakiejkolwiek legalizacji (w tym apostille), jeżeli odnoszą się do:
- urodzenia,
- pozostawania osoby przy życiu,
- zgonu,
- imienia i nazwiska,
- małżeństwa (również zdolności do zawarcia małżeństwa oraz stanu cywilnego),
- rozwodu, separacji lub unieważnienia małżeństwa,
- zarejestrowany związek partnerski, w tym zdolność do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego i status związany z zarejestrowanym związkiem partnerskim,
- rozwiązanie związku partnerskiego, separacja prawna lub unieważnienie zarejestrowanego związku partnerskiego,
- pochodzenia dziecka,
- przysposobienia,
- miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu,
- obywatelstwa,
- braku wpisu w rejestrze karnym,
- dokumentów wymaganych do wzięcia udziału w wyborach lokalnych i do Parlamentu Europejskiego.
UWAGA! Zwolnienie legalizacji dokumentu oznacza, że nie ma konieczności potwierdzania jego autentyczności, nie wpływa natomiast na uznawanie skutków prawnych związanych z jego wydaniem np. w przypadku rejestracji związków partnerskich zawartych za granicą.
Dokumenty uwierzytelniane na dotychczasowych zasadach
Na dotychczasowych zasadach uwierzytelniane są dokumenty urzędowe pochodzące od państw spoza UE, a także ich kopie za zgodność z oryginałem sporządzone przez państwa UE. Dalej trzeba będzie również legalizować dokumenty pochodzące od państw członkowskich, ale nie mieszczące się w wymienionych powyżej dziedzinach. Przykładowo, nie zniknie obowiązek uzyskania apostille na dokumentach dotyczących statusu prawnego i reprezentacji spółki lub innego przedsiębiorcy. W przyszłości Rozporządzenie zastrzega jednak możliwość rozszerzenia jego stosowania również na tą i dalsze dziedziny.
Dokumenty mogą być w dalszym ciągu opatrywane apostille na wniosek osoby zainteresowanej.
Posługiwanie się uwierzytelnionymi kopiami dokumentów
Jeżeli w danym państwie członkowskim wystarczające jest posługiwanie się potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopią dokumentu urzędowego, to nie może ono odmówić zaakceptowania takiej kopii sporządzonej w innym państwie członkowskim i domagać się przedstawienia jego oryginału.
Nie można również żądać przedkładania jednocześnie oryginału i potwierdzonej za zgodność z oryginałem kopii tego samego dokumentu.
Ułatwienia w zakresie tłumaczenia dokumentów
Rozporządzenie nakazuje akceptowanie tłumaczeń dokumentów urzędowych przez osobę uprawnioną w jednym z państw członkowskich przez pozostałe państwa członkowskie. Zwalnia również z konieczności tłumaczenia dokumentów sporządzonych w jednym z języków urzędowych kraju, w którym jest on składany (lub gdy jest to język wyraźnie akceptowany).
Część dokumentów urzędowych np. dotyczących urodzenia, zgonu, pozostawania przy życiu i małżeństwa nie będzie wymagała tłumaczenia, jeżeli zostanie do nich dołączony wielojęzyczny standardowy formularz. Warunkiem posługiwania się formularzem zamiast tłumaczenia dokumentu będzie jednak warunkowane tym, czy organ, któremu przedkłada się dokument urzędowy, uznaje, że informacje zamieszczone w wielojęzycznym standardowym formularzu są wystarczające do tego, by nadać bieg sprawie w oparciu o dany dokument urzędowy.
Podsumowanie
Powyższe zmiany mogą przyczynić się do przyspieszenia i zmniejszenia kosztów postępowań. Należy spodziewać się, że udogodnienia wynikające z Rozporządzenia rozszerzane będą na kolejne obszary spraw, w tym reprezentacji spółek i potwierdzania posiadanych kwalifikacji.
Korzyści z nowej regulacji odczują przede wszystkim te osoby, które prowadzą postępowania spadkowe lub sprawy rodzinne za granicą. Do tej pory musiały one ponosić koszty tłumaczenia i opatrzenia klauzulą apostille aktów stanu cywilnego składanych do organów.
